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內控制度專訪

 

明志科大追求止於至善

明志科技大學一如其他的台塑企業,在行政作業網路化、招標作業公開化、規範標準詳實化等方面,已發展出相當完善、務實且嚴謹的管理機制。

採訪撰文/陳瑩真   網址:高校技職簡訊

台塑集團的內部控制向來為人所稱許,集團一份子的明志科技大學,在內部控制方面同樣表現不錯。對明志科大而言,稽核不單只是對校內各單位作消極性檢查,其目的在於發掘問題,進而針對各項問題研擬改善方案,再經校內執行單位彼此共同檢討,交付執行之後並作定期跟催,確保改善方案實施,同時瞭解有無需修訂之處,直到「止於至善」;換言之,稽核實際上乃是積極參與改善實務,而非僅是提出問題而已。明志科技大學主任秘書沈明雄表示,在政府尚未針對內部控制訂定明確法規之前,學校就已在關注內部控制的執行,而教育部在97年1月16日修正,私立學校法第51條規定「學校法人及所設私立學校應建立內部控制制度,對人事、財務、學校營運等實施自我監督」、並在98年12月9日訂定「學校財團法人及其所設私立學校內部控制制度實施辦法」,更是讓學校認知到內部控制制度法制化的重要性,因此,明志科大先是在校務會議上提出內部控制相關的規章,並獲得通過,而後於99年11月獲得董事會通過,學校於100年正式實施。

風險與重要性高優先

基本上,教育部希望透過落實內部控制的規定,達成學校自主的目標,教育部在這過程僅擔任輔導與監督的角色。沈主秘指出,在相關的內部控制規定正式實施之前,學校其實已有相關規章,只是散見於各處室,於是透過正式的法制化程序,將規章集合起來,將「風險比較高」以及「重要性高」的規章詳列其中,並通過董事會決議。沈主秘說道,校內的內部控制規章大致可分為幾大類:一、人事類,二、財務類,三、營運。其中人事類包括人事升遷與審核,財務類則包括會計,營運類範圍則較廣,涵括行政、教務、總務、研究發展、產學合作、國際發展和資訊處理。以人事類來說,包括聘雇過程、薪資待遇、福利保險、出勤差假以及考核等等。實施內部控制規章後,各個單位因為有了正式規章可以遵循,並有相關紀錄,所以做事更加落實。內部控制的規章共有41條,而人事類的11條,則是從學校原本的100多條人事法規中,選出最重要者列於其中。內部控制規章涵括風險較高與高重要性的規章,制訂時需獲得董事會通過,但往後規章修訂,則視各規章的重要性來決定審視單位。尤其是組織章程、採購辦法、以及校長遴選辦法,都必須由董事會進行審視。另外,明志科大還設有稽核單位,定期到各單位稽核內部控制,而主管就是由沈主秘擔任,直屬於校長。

內控人員需要長期培養

沈主秘說,內部控制稽核工作最大的挑戰,就是需要經驗充足的人員擔任稽核,若是找沒有經驗的人員來擔任,往往就找不出問題所在,更遑論提出解決方案,所以這個人員必須熟悉相關業務,並且需要定期進修「內部稽核人員培訓課程」,是個需長期培養的職務。再來就是各單位「被稽核的心」。沈主秘說,稽核不是監督,而是幫助各單位找出不足部份改進,所以稽核之前和各單位的溝通變得非常重要,要讓各單位明白,稽核是協助找出問題,並不是處罰,而是提醒問題的存在,希望藉由稽核的過程,提高單位的績效,這份信任就需要時間來建立。所以在稽核之前,會提出「工作聯絡單」給被稽核的單位,告知稽核的時程與事項,並且私下開會溝通過程,建立稽核與被稽核單位的信任與共識。唯有橫向與縱向的溝通雙管齊下,才能讓稽核工作,獲得業務單位主管的認同與配合。稽核最主要的目的,就是檢查制度是否有確切落實,並且幫助主管考核人員。另一方面,稽核人員也要注意自己的態度,稽核是針對制度與校務,不是針對被稽核單位的工作人員,如此就能讓稽核程序順利進行。
沈主秘說,該校以「追根究底止於至善」為座右銘,兩年一次修訂規章,隨時檢討制度的合宜性,當然也包括內部控制規章檢討。不只如此,明志科大還找出兩到三所學校,作為學校效法的對象,希望可以更精進。例如目前訂出的標竿學校,就是國立臺北科技大學和臺灣科技大學,兩所在辦學及產學合作方面相當有成績的學校,而同屬於一個董事會的長庚大學及長庚科技大學也是對照指標。每分錢求發揮最大效益明志科大身為台塑集團一份子,財務控管方面也特別講求成本效益,以預算編列來說,為了避免浪費,每年2、3月開始檢討預算,經過反覆確認需求,一直到8月才會送交董事會通過。
為了讓預算使用更有效率與精實,明志科大與台塑集團發包中心和採購部簽訂「委任契約書」,由他們進行各項採購與工程發包,這些專業人員對於價格與工程十分敏感且有經驗,可以追求獲得最大效益。在預算進行到工程發包階段前,還會再審視預算可行性與必要性,尤其金額100萬以上的預算,需求性是需要被二度檢視的,所以沒有消耗預算的問題。由於經過二度審視與交由專業執行採購,預算的控管自然可以更有效率以及彈性。明志科大也沿襲台塑集團刻苦耐勞精神,為有效利用資源,就算炎炎夏日,也規定早上八點到十點不能開冷氣,節能減碳的概念早就在這所學校深耕已久。內部控制規章是希望能讓學校更自主性地自我管理,而自身稽核落實與否,更是決定學校進步的重要關鍵。
明志科大的內部控管,不只是要求稽核人員專業,顯然也注意到被稽核單位的需求以及進行良好的溝通,以使稽核過程更加順利,而明志科大預算編列及執行,沿襲台塑集團踏實作風,避免無謂的支出,都是值得借鏡與參考。