採訪撰文/陳瑩真   網址：高校技職簡訊

台塑集團的內部控制向來為人所稱許，集團一份子的明志科技大學，在內部控制方面同樣表現不錯。對明志科大而言，稽核不單只是對校內各單位作消極性檢查，其目的在於發掘問題，進而針對各項問題研擬改善方案，再經校內執行單位彼此共同檢討，交付執行之後並作定期跟催，確保改善方案實施，同時瞭解有無需修訂之處，直到「止於至善」；換言之，稽核實際上乃是積極參與改善實務，而非僅是提出問題而已。明志科技大學主任秘書沈明雄表示，在政府尚未針對內部控制訂定明確法規之前，學校就已在關注內部控制的執行，而教育部在97年1月16日修正，私立學校法第51條規定「學校法人及所設私立學校應建立內部控制制度，對人事、財務、學校營運等實施自我監督」、並在98年12月9日訂定「學校財團法人及其所設私立學校內部控制制度實施辦法」，更是讓學校認知到內部控制制度法制化的重要性，因此，明志科大先是在校務會議上提出內部控制相關的規章，並獲得通過，而後於99年11月獲得董事會通過，學校於100年正式實施。

風險與重要性高優先

基本上，教育部希望透過落實內部控制的規定，達成學校自主的目標，教育部在這過程僅擔任輔導與監督的角色。沈主秘指出，在相關的內部控制規定正式實施之前，學校其實已有相關規章，只是散見於各處室，於是透過正式的法制化程序，將規章集合起來，將「風險比較高」以及「重要性高」的規章詳列其中，並通過董事會決議。沈主秘說道，校內的內部控制規章大致可分為幾大類：一、人事類，二、財務類，三、營運。其中人事類包括人事升遷與審核，財務類則包括會計，營運類範圍則較廣，涵括行政、教務、總務、研究發展、產學合作、國際發展和資訊處理。以人事類來說，包括聘雇過程、薪資待遇、福利保險、出勤差假以及考核等等。實施內部控制規章後，各個單位因為有了正式規章可以遵循，並有相關紀錄，所以做事更加落實。內部控制的規章共有41條，而人事類的11條，則是從學校原本的100多條人事法規中，選出最重要者列於其中。內部控制規章涵括風險較高與高重要性的規章，制訂時需獲得董事會通過，但往後規章修訂，則視各規章的重要性來決定審視單位。尤其是組織章程、採購辦法、以及校長遴選辦法，都必須由董事會進行審視。另外，明志科大還設有稽核單位，定期到各單位稽核內部控制，而主管就是由沈主秘擔任，直屬於校長。

內控人員需要長期培養

沈主秘說，內部控制稽核工作最大的挑戰，就是需要經驗充足的人員擔任稽核，若是找沒有經驗的人員來擔任，往往就找不出問題所在，更遑論提出解決方案，所以這個人員必須熟悉相關業務，並且需要定期進修「內部稽核人員培訓課程」，是個需長期培養的職務。再來就是各單位「被稽核的心」。沈主秘說，稽核不是監督，而是幫助各單位找出不足部份改進，所以稽核之前和各單位的溝通變得非常重要，要讓各單位明白，稽核是協助找出問題，並不是處罰，而是提醒問題的存在，希望藉由稽核的過程，提高單位的績效，這份信任就需要時間來建立。所以在稽核之前，會提出「工作聯絡單」給被稽核的單位，告知稽核的時程與事項，並且私下開會溝通過程，建立稽核與被稽核單位的信任與共識。唯有橫向與縱向的溝通雙管齊下，才能讓稽核工作，獲得業務單位主管的認同與配合。稽核最主要的目的，就是檢查制度是否有確切落實，並且幫助主管考核人員。另一方面，稽核人員也要注意自己的態度，稽核是針對制度與校務，不是針對被稽核單位的工作人員，如此就能讓稽核程序順利進行。
沈主秘說，該校以「追根究底止於至善」為座右銘，兩年一次修訂規章，隨時檢討制度的合宜性，當然也包括內部控制規章檢討。不只如此，明志科大還找出兩到三所學校，作為學校效法的對象，希望可以更精進。例如目前訂出的標竿學校，就是國立臺北科技大學和臺灣科技大學，兩所在辦學及產學合作方面相當有成績的學校，而同屬於一個董事會的長庚大學及長庚科技大學也是對照指標。每分錢求發揮最大效益明志科大身為台塑集團一份子，財務控管方面也特別講求成本效益，以預算編列來說，為了避免浪費，每年2、3月開始檢討預算，經過反覆確認需求，一直到8月才會送交董事會通過。
為了讓預算使用更有效率與精實，明志科大與台塑集團發包中心和採購部簽訂「委任契約書」，由他們進行各項採購與工程發包，這些專業人員對於價格與工程十分敏感且有經驗，可以追求獲得最大效益。在預算進行到工程發包階段前，還會再審視預算可行性與必要性，尤其金額100萬以上的預算，需求性是需要被二度檢視的，所以沒有消耗預算的問題。由於經過二度審視與交由專業執行採購，預算的控管自然可以更有效率以及彈性。明志科大也沿襲台塑集團刻苦耐勞精神，為有效利用資源，就算炎炎夏日，也規定早上八點到十點不能開冷氣，節能減碳的概念早就在這所學校深耕已久。內部控制規章是希望能讓學校更自主性地自我管理，而自身稽核落實與否，更是決定學校進步的重要關鍵。
明志科大的內部控管，不只是要求稽核人員專業，顯然也注意到被稽核單位的需求以及進行良好的溝通，以使稽核過程更加順利，而明志科大預算編列及執行，沿襲台塑集團踏實作風，避免無謂的支出，都是值得借鏡與參考。